Beranda SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR) KEPALA DESA DAN PERANGKAT DESA PETRANS JAYA

SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR) KEPALA DESA DAN PERANGKAT DESA PETRANS JAYA

 SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR)

KEPALA DESA DAN PERANGKAT DESA PETRANS JAYA

 

DISIPLIN WAKTU

  1. Kepala Desa Petrans Jaya dan Perangkatnya sudah ada di kantor jam 08.00 WIB, 30 menit  persiapan perangkat kerja dan jam 08.30 WIB sudah siap memberikan pelayanan kepada masyarakat.
  2. Tutup kantor jam 14.00 WIB kemudian dilanjutkan penyelesaian administrasi.
  3. Tidak diperkenankan pulang jika pekerjaan belum selesai.
  4. Jika terjadi kelebihan waktu maka akan dihitung lembur.
  5. Konsepnya adalah pekerjaan hari ini harus diselesaikan hari ini juga, tidak ada istilah penundaan pekerjaan terkecuali ada hal – hal yang mendesak dimana Perangkat Desa dan Staf harus meninggalkan kantor dengan terlebih dahulu minta izin kepada Kepala Desa.
  6. Hari kerja dari hari senin s/d jum’at tutup kantor pukul 14.00 WIB, khusus untuk hari jumat  tutup kantor paling cepat pukul 12.00 WIB.
  7. Perangkat Desa dan Staf harus berpakaian seragam, sesuai dengan apa yang telah di tentukan.
  8. Jika Perangkat Desa dan Staf minta izin / tidak bekerja 1 hari sebelumnya sudah harus menyampaikan kepada Kepala Desa dimana sore hari sebelum pulang kantor agar ada berita acara serah terima tugas diketahui / ditandatangani oleh Kepala Desa. Izin untuk tidak bekerja maksimum 2 hari. Bagi Perangkat Desa dan Staf yang melahirkan izin cuti sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
  9. Setiap Perangkat Desa dan Staf harus mengisi absensi kedatangan dan kepulangan.
  10. Setiap Perangkat Desa dan Staf   wajib   memberikan  senyum dan sapa kepada setiap orang / masyarakat yang datang ke kantor.
  11. Kepala Desa wajib mengadakan  evaluasi   kerja   secara berkala bersama seluruh Perangkat Desa dan Staf dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, mengevaluasi  terhadap rencana kerja atau target-target  yang ingin dicapai.
  12. Setiap   Perangkat Desa dan Staf   diwajibkan  atau tidak boleh menolak jika ditugaskan untuk ikut   pendidikan   atau   pelatihan   dalam  rangka meningkatkan Sumber daya manusia / SDM.

S.O.P     KEPALA DESA PETRANS JAYA

  1. Memimpin   dan   melakukan    pengawasan   yang   melekat   kepada   semua Perangkat Desa Petrans Jaya.
  2. Melakukan   pengendalian   kegiatan    terhadap  Sekretaris,  Kepala Seksi, Kepala Urusan dan kepala dusun yang dipimpinnya.
  3. Mengembangkan rencana   kerjasama   Desa  dengan pihak ketiga atau  antar Desa.
  4. Menciptakan   peluang    dan  jaringan pasar hasil – hasil usaha Bumdes untuk kesejahteraan masyarakat.
  5. Melaksanakan   tugas    Kepala Desa    kepada  pemerintah   desa dalam rangka menggali   potensi     ekonomi     desa   untuk    meningkatkan kesejahteraan masyarakat desa.
  6. Bertindak atas nama Desa untuk mengadakan  perjanjian    kerjasama dengan pihak ketiga dalam melaksanakan  tugas Kepala Desa pada pemerintah desa yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.
  7. Melaporkan  keadaan Desa setiap bulan kepada masyarakat melalui BPD.
  8. Melaporkan   pertanggungjawaban  pelaksanaan tugas Kepala Desa pada akhir tahun melalui Musyawarah Desa.

S.O.P     SEKRETARIS DESA  

  1. Menginput data atau   segala   transaksi   yang diserahkan oleh Kepala Urusan Tata   Usaha   dan   Umum,   Kepala   Urusan    Perencanaan,    Kepala Urusan Keuangan dan Bendahara Input data ini harus   dilakukan setiap   hari tanpa menunda hari berikutnya.
  2. Melakukan   Stock   Ofname   setiap   satu  minggu  sekali bersama bendahara untuk meyakinkan bahwa Keuangan desa pada akhir tutup buku Balance.
  3. Membuat pelaporan   realisasi   kegiatan   setiap  bulan dalam rangka melihat kondisi asset pada setiap bulannya   baik   itu perkembangan administrasi dan keadaan desa.
  4. Membuat  Laporan   Triwulan   I,   II,   III,   IV   baik  itu   pendapatan maupun pengeluaran.
  5. Berkoordinasi   dengan   Kepala Desa,   Kepala   Urusan   Tata   Usaha dan Umum, Kepala  Urusan   Perencanaan,   Kepala   Urusan    Keuangan  dan Staf Kaur Keuangan serta Operator Sistem Keuangan Desa (Siskeudes) mengenai keadaan administrasi dan pelayanan masyarakat.
  6. Mencatat semua Inventaris Kantor mengenai   harga   perolehan  dan waktu/ tanggal  pembelian dalam buku iventaris desa.
  7. Berkoordinasi   dengan   Kepala Desa dalam  rangka mengambil langkah– langkah atau kebijakan berdasarkan atas kondisi yang ada.
  8. Menyediakan/menyajikan laporan – laporan  sesuai dengan permintaan baik oleh Kepala Desa maupun Instansi terkait dengan   cepat   dan benar dengan kata lain Laporan – Laporan Keuangan yang   dibuat  selalu  siap untuk di audit baik exsternal maupuan Internal audit.

S.O.P     KEPALA URUSAN TATA USAHA DAN UMUM  

  1. Sebelum mengerjakan tugas harus mengecek semua kelengkapan administrasi seperti mempersiapkan Alat Tulis Kantor, Perlengkapan kantor dan kelengkapan administrasi lainnya.
  2. Membuat  dan melaksanakan ketatausahaan administrasi dan Tata Naskah.
  3. Mengecek dan melaksanakan Agenda surat masuk dan surat keluar tentang kebenaran administrasi serta pencatatan yang sudah benar dibuku arsip dan dibuku ekspedisi.
  4. Melaksanakan dan menyiapkan kelengkapan Rapat
  5. Membuat dan melaksanakan penataan administrasi perangkat  di Kantor Desa.
  6. Penyediaan sarana prasarana desa dan Kantor Desa.
  7. Melaksanakan  pencatatan  pengadministrasian Asset desa dan Inventaris Desa.
  8. Mencatat dan membuat kelengkapan administrasi setiap perjalanan dinas.
  9. Melaksanakan pelayanan Umum kepada masyarakat.

S.O.P     KEPALA URUSAN PERENCANAAN

  1. Melakukan koordinasi kepada Kepala Desa,   Sekretaris,   Kepala   Urusan,  Kepala Seksi, Kepala Dusun, dan Lembaga Desa maupun kelompok yang ada di desa Petrans Jaya.
  2. Menyetor data yang telah direkap dimemori kepada sekretaris.
  3. Melaksanakan dan mengkoordinasikan perencanaan  dalam  menyusun RPJM Desa, RKP Desa, APB Desa.
  4. Melaksanakan dan  menginventarisir data-data dalam perencanaan maupun kegiatan Pembangunan.
  5. Melakukan   monitoring   dan   evaluasi  terhadap program kegiatan yang telah direncanakan.
  6. Membuat atau menyusun Laporan realisasi RPJMDesa, RKPDesa, APBDesa.

S.O.P     KEPALA URUSAN KEUANGAN

  1. Mencatat dan melakukan analisa Keuangan terhadap   administrasi keuangan yang masuk maupun yang keluar   termasuk   meminta   dokumen seperti Foto Copy Laporan keuangan .

Prinsip dasar dalam menganalisa pembayaran minimal   memenuhi   2   unsur :

a) Carakter

b) Capasity

Untuk memenuhi ke dua unsur  tersebut   harus   dilakukan beberapa langkah diantaranya: Wawancara, Analisa Keuangan/Laporan Keuangan yang diperlukan oleh kepala Urusan, Kepala Seksi maupun yang lainnya, informasi yang di gali baik dari masyarakat sekitar maupun badan usaha yang resmi seperti informasi bank dan hal – hal lain yang dilakukan dalam rangka mempertajam analisa keuangan yang dilakukan.

  1. Melaksanakan pengurusan administrasi keuangan seperti administrasi lainnya
  2. Melaksanakan verifikasi administrasi pengeluaran keuangan yang selanjutnya diverifikasi Sekretaris Desa dan disetujui Kepala Desa.
  3. Membuat registrasi sesuai dengan  nomor/bulan/tahun penerimaan keuangan desa dan yang dikeluarkan untuk penghasilan Kepala Desa,Perangkat,Desa dicatat yang benar dalam melaksanakan administrasi Keuangan Desa.
  4. Membuat registrasi sesuai dengan  nomor/bulan/tahun  penerimaan keuangan desa dan yang dikeluarkan untuk BPD dan Lembaga Pemerintahan desa lainnya dicatat yang benar dalam melaksanakan administrasi keuangan desa.
  5. Melakukan komunikasi kepada Kepala Desa untuk mengetahui pertumbuhan atau perkembangan Keuangan Desa yang dianggarkan dalam program kerja yang direalisasikan, sehingga resiko-resiko keuangan dapat diantisipasi lebih awal agar semua keuangan desa yang dikeluarkan tidak masuk ke kategori diragukan atau  kurang baik.
  6. Sebelum melakukan pelayanan Bendahara harus melakukan Stoc Ofname lebih dahulu, mengenai kebenaran jumlah uang baik dalam bentuk Lembar/Koin.
  7. Meneliti kebenaran Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas Keluar sesuai dengan jenis Transaksinya.
  8. Menerima/mengeluarkan uang sesuai dengan transaksinya.
  9. Meneliti keaslian daripada uang untuk menghindari kerugian Desa akibat uang palsu.
  10. Mengecek dengan seksama jumlah uang yang diterima/dikeluarkan agar tidak terjadi selisih untuk menghindari adanya kelebihan atau kekurangan uang yang diterima atau dibayarkan.
  11. Mencatat segala transaksi baik itu penerimaan maupun pengeluaran ke dalam kas umum.
  12. Menyerahkan semua Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas Keluar kepada Sekretaris untuk dilakukan input data ke komputer oleh Sekretaris.
  13. Melakukan transaksi internal atau jurnal dengan seksama diantara satu rekening ke rekening lainnya.
  14. Melakukan Stock Ofname pada akhir tutup buku dengan berkoordinasi dengan sekretaris dalam rangka mencocokkan transaksi pada hari bersangkutan, sehingga saldo kas sesuai dengan transaksi yang ada dan diketahui oleh Kepala Desa.
  15. Menyetor kas yang ada kepada Bank BPD jika dipandang perlu untuk  menghindari Likuiditas yang berlebihan dan juga diketahui oleh Kepala Desa.
  16. Berkoordinasi dengan Kepala Desa, Sekretaris, Kepala Urusan Keuangan dalam rangka persiapan pencairan Kas Desa.

S.O.P     KEPALA SEKSI PEMERINTAHAN

  1. Melakukan pencatatan dan melaksanakan manajemen tata praja Pemerintahan.
  2. Melaksanakan penyusunan rancangan regulasi desa.
  3. Melaksanakan pembinaan masalah pertanahan.
  4. Melaksanakan Pembinaan ketentraman dan ketertiban dan pelaksanaan upaya perlindungan masyarakat.
  5. Melaksanakan administrasi kependudukan dalam pembuatan KK,KTP,AKTE, dan pelaporan penduduk tentang Lahir, mati, Pindah, Datang.
  6. Penataan dan pengelolaan wilayah seperti Penetapan batas Desa, Pendataan desa, Penyusunan tata ruang desa.
  7. Penyelenggaraan evaluasi tingkat perkembangan pemerintahan desa.
  8. Melaksanakan pendataan dan pengelolaan Profil Desa.
  9. Memberikan laporan kegiatan yang terealisasi kepada Kepala Desa.

S.O.P     KEPALA SEKSI KESEJAHTERAAN

  1. Melakukan pencatatan dan Melaksanakan pembangunan sarana prasarana perdesaan.
  2. Melaksanakan pembangunan,pemanfaatan dan pemeliharaan infrastruktur dan lingkungan desa.
  3. Melaksanakan pembangunan bidang pendidikan seperti pemanfaatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan dan kebudayaan.
  4. Melaksanakan pembangunan bidang kesehatan seperti pemanfaatan dan pemelihaan sarana dan prasarana kesehatan sesuai dengan kondisi desa.
  5. Melaksanakan tugas sosialisasi  serta memotivasi masyarakat dibidang Budaya,Ekonomi,Politik, dan lingkungan hidup
  6. Melaksanakan pemberdayaan keluarga,pemuda, olahraga dan karang taruna seperti pengadaan sarana dan prasarana olah raga.
  7. Melakukan koordinasi dengan Kepala Seksi Pemerintahan dan kepala Seksi Pelayanan.
  8. Melaksanakan evaluasi terhadap kegiatan yang terealisasi dan melaporkannya kepada Kepala Desa.

S.O.P     KEPALA SEKSI  PELAYANAN

  1. Sebelum melakukan pelayanan lebih dahulu melakukan pengecekan mengenai kebenaran baik dalam bentuk administrasi maupun informasi.
  2. Melaksanakan penyuluhan dan motivasi terhadap pelaksanaan hak dan kewajiban masyarakat.
  3. Melakukan evaluasi tingkat perkembangan pelayanan administrasi kepada masyarakat.
  4. Melakukan serta meningkatkan upaya partisipasi masyarakat dalam segala hal.
  5. Melakukan pelayanan seperti pelestarian nilai sosial budaya masyarakat dan ketenagakerjaan.
  6. Melaporkan kegiatan yang telah terealisasi kepada Kepala Desa.

CATATAN  :

Tugas Bendahara dan Sekretaris secara umum di kantor Desa, berkoordinasi kepada yang lain seperti Kepala Seksi Pemerintahan, Kepala Seksi Kesejahteraan, Kepala Seksi Pelayanan dan Kepala Dusun, Standar Oprasional Prosedur (S .O.P) nya sama seperti yang telah diuraikan diatas.

Standar Oprasional Prosedur ( S . O . P ) ini dibuat untuk dipatuhi dan ditaati oleh Kepala Desa dan Perangkat Desa dalam melaksanakan tugas kesehariannya untuk mencapai tujuan yaitu  : DESA PETRANS JAYA “MAKMUR” (MAJU AMAN KREATIF MANDIRI UNGGUL RELIGIUS)

 

Petrans Jaya, 07 Januari 2019

Kepala Desa Petrans Jaya

 

                                                                     MAULANA MALIK SOFYANA, S.IP